La gestione della qualità dovrebbe essere una priorità per ogni azienda, indipendentemente dai prodotti o servizi che offre.
Molte organizzazioni utilizzano un Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) certificato ISO 9001 per mantenere standard di qualità elevati, tramite l’adozione di un approccio sistematico e basato sui dati.
Vuoi sapere se il tuo SGQ è conforme? Esplora la nostra checklist ISO 9001 per scoprire il percorso verso la certificazione, in 10 semplici passaggi.
Quali sono i principi di base della ISO 9001?
ISO 9001 è uno standard globale che definisce il miglior modo per stabilire e mantenere un Sistema di Gestione della Qualità (SGQ), trattando i seguenti aspetti:
- Leadership
- Focus sul cliente
- Coinvolgimento dei dipendenti
- Approccio basato sui processi
- Decisioni basate sui dati
- Miglioramento continuo
Lo standard offre alle aziende un approccio strutturato per migliorare i processi e garantire una qualità costante. Raggiungere la conformità ISO 9001 significa creare una cultura del miglioramento continuo e documentare i processi in modo approfondito, esigendo l’impegno dell’intera organizzazione.
Garantire la conformità del tuo SGQ a ISO 9001 può sembrare difficile, ma la nostra checklist nasce per semplificare il processo: scompone, infatti, i requisiti dello standard in passaggi facili da gestire.
Checklist ISO 9001 – I 10 step per la conformità
1. Comprendi i requisiti
Inizia dall’analisi dello standard ISO 9001 per comprenderne i principi e i requisiti.
Puoi anche leggere il documento ufficiale ISO 9001:2015 per comprendere le principali clausole e la terminologia utilizzata.
2. Ottieni il supporto dell’alta direzione
L’impegno della direzione è fondamentale per certificare con successo un SGQ, poiché è il presupposto per ottenere le risorse necessarie e l’autorità per guidare il processo.
Il supporto della direzione rafforza anche l’importanza della gestione della qualità per il resto dell’organizzazione e il focus aziendale sul miglioramento continuo.
3. Crea un team di implementazione
Dovrai scegliere una persona che guidi l’implementazione di ISO 9001.
In una piccola impresa, potrebbe essere il proprietario o un dipendente chiave che si occupa di diversi compiti.
Le aziende più grandi potrebbero aver bisogno di un team dedicato composto da rappresentanti di vari dipartimenti, per ottenere un approccio completo alla gestione della qualità.
Definire i ruoli e i compiti per l’implementazione è fondamentale per garantire la responsabilità, e riunioni regolari possono aiutare a coordinare gli sforzi durante il processo.
4. Esegui un’analisi di ciò che manca
Un’analisi approfondita di ciò che manca può fornire un punto di partenza chiaro, aiutandoti a dare priorità alle azioni e ad allocare le risorse in modo efficace.
Analizza il tuo attuale Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) per identificare le differenze tra i tuoi processi e i requisiti di ISO 9001.
L’analisi del SGQ può comportare la revisione della documentazione, la valutazione delle procedure e il confronto con gli stakeholder fondamentali. L’obiettivo è identificare le aree che necessitano di miglioramenti per soddisfare lo standard.
5. Sviluppa un piano di implementazione
Se l’analisi delle lacune mostra aree di non conformità e opportunità di miglioramento, crea un piano dettagliato per ottenere la certificazione ISO 9001.
Un piano ben strutturato è come una mappa che guida la tua azienda attraverso il processo, garantendo un uso efficiente delle risorse e una esecuzione tempestiva.
Il piano dovrebbe includere chiari obiettivi, tempistiche e risorse necessarie per ogni fase. Imposta delle tappe intermedie per monitorare i miglioramenti e individuare gli ostacoli.
Considera l’utilizzo di strumenti di project management per organizzare le attività e tenere traccia delle scadenze.
6. Sviluppa e documenta i processi
Tenere una documentazione accurata in ogni fase è cruciale per gli standard ISO come ISO 9001. La documentazione dovrebbe spiegare chiaramente ogni processo, fungendo da guida per i dipendenti per mantenere gli standard e migliorare continuamente.
7. Implementa i processi
Metti in pratica i cambiamenti documentati nel tuo SGQ, assicurandoti che tutti i dipendenti comprendano e seguano i processi. Anticipa e previeni eventuali sfide operative, affrontandole se si presentano.
Il monitoraggio è fondamentale per gestire la conformità e l’efficacia; senza monitoraggio, le risorse potrebbero essere sprecate e i rischi difficili da gestire. In una implementazione andata a buon fine, la gestione della qualità diventa parte delle operazioni quotidiane.
8. Forma i tuoi dipendenti
I dipendenti sono fondamentali per mantenere gli standard di qualità. Formali in base ai loro ruoli nel SGQ, aiutandoli a comprendere come le loro azioni influenzano la qualità complessiva. Puoi usare vari metodi di formazione, quali workshop, e-learning e pratica sul campo.
Dipendenti ben informati e coinvolti saranno più propensi ad abbracciare il SGQ, contribuendo al suo successo.
9. Esegui degli audit interni
Esegui degli audit interni per verificare l’efficacia del SGQ e idenfiticare le aree di miglioramento. Usa i risultati dell’audit per apportare correzioni, mantenendo il SGQ allineato con ISO 9001 ed incoraggiando il miglioramento continuo.
10. Trova l’organismo di certificazione giusto
Scegli un organismo di certificazione accreditato per condurre l’audit esterno del tuo SGQ. Fai delle ricerche per identificare l’organismo di certificazione giusto per le tue esigenze. ISO raccomanda di usare organismi accreditati come Accredia e INAB.
L’audit esterno verifica l’aderenza a ISO 9001 e deve essere superato per ottenere la certificazione. Ottenere la certificazione è la dimostrazione del tuo impegno nella gestione della qualità e può dare alla tua azienda un vantaggio competitivo.
Puoi prepararti per l’audit rivedendo la documentazione, affrontando le non conformità e garantendo la conformità.
Preparati per l’Audit di Certificazione
È fondamentale essere preparati per l’audit di certificazione.
Ecco cosa fare:
- Rivedi la documentazione: Assicurati che tutti i documenti siano aggiornati, completi e descrivano correttamente il tuo SGQ.
- Esegui un audit interno finale: Verifica eventuali omissioni o debolezze nel tuo SGQ.
- Risolvi gli ultimi problemi: Risolvi eventuali problemi o non conformità prima dell’audit.
- Informa i dipendenti: Assicurati che tutti sappiano cosa aspettarsi durante l’audit e quale ruolo avranno nel fornire evidenze e risposte.
- Raccogli le evidenze : Raccogli i documenti che mostrano che il tuo SGQ sta funzionando efficacemente.
- Contatta il tuo organismo di certificazione: Conferma le date dell’audit e assicurati di essere pronto per eventuali requisiti specifici da parte dell’auditor esterno.
Un auditor del tuo organismo di certificazione eseguirà l’audit di Fase 1, il primo passo per ottenere la certificazione ISO 9001. Identificherà eventuali lacune nel tuo Sistema di Gestione della Qualità che dovranno essere corrette prima di procedere.
Una volta risolte queste lacune e soddisfatti i requisiti, inizierà la valutazione dettagliata di Fase 2. Il completamento di questa fase con successo porta al rilascio della certificazione ISO 9001.
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