Processo di certificazione ISO
Ottenere la certificazione iniziale: Audit di fase uno
Il primo traguardo significativo nel processo di certificazione ISO è lo svolgimento di un audit di fase uno, o valutazione iniziale. L’audit di fase uno rappresenta un’opportunità per voi e per l’auditor di comprendere se state gestendo e rispettando il campo di applicazione proposto per i vostri servizi e gli obiettivi che avete definito per la vostra azienda all’interno del vostro sistema di gestione (un sistema di gestione è un insieme di procedure, politiche e processi che consentono ad una organizzazione di raggiungere i propri obiettivi, come il mantenimento della qualità o la gestione dei rischi per la sicurezza). La maggior parte delle organizzazioni dispone già di molti di questi elementi, ma potrebbe non averli formalmente documentati.
La valutazione completata dall’auditor determina il livello di preparazione per un audit completo di fase due, offrendo al contempo l’opportunità di individuare in anticipo eventuali aree di criticità.
A seguito del completamento dell’audit di fase uno, tutti i risultati vengono presentati in un rapporto di audit breve ma dettagliato. Il rapporto evidenzierà le cosiddette “non conformità”. Esistono due categorie di non conformità:
- Non conformità minori – possono essere risolte tramite piani d’azione interni e, in genere, affrontate in tempi relativamente brevi.
- Non conformità maggiori – sono più gravi e devono essere risolte attraverso un piano concordato con l’auditor. La loro risoluzione richiede generalmente più tempo rispetto alle non conformità minori.
Nel complesso, il rapporto vi aiuterà a identificare facilmente e a concentrarvi sulle aree che richiedono miglioramenti e sui processi che potrebbero necessitare di un rafforzamento al fine di ottenere la certificazione.
In sintesi, l’audit di fase uno è concepito come uno strumento costruttivo, pensato per facilitare il passaggio alla fase due e l’ottenimento della certificazione in maniera agevole e fluida per voi e la vostra organizzazione.
Uno sguardo più approfondito: Audit di fase due
L’audit di fase due rappresenta la fase successiva e fondamentale per il conseguimento della certificazione. Solitamente svolto nei mesi immediatamente successivi all’audit di fase uno, questo audit è pensato per valutare e confermare il vostro sistema di gestione nella sua interezza.
Attraverso un’analisi e una revisione approfondite dei processi, interviste e valutazione delle prestazioni, l’auditor confermerà l’efficacia del vostro sistema di gestione. L’audit di fase due può avere due possibili esiti:
- raccomandazione per, e conseguimento della certificazione ISO;
- individuazione di aree che richiedono ulteriori miglioramenti e/o correzioni al fine di ottenere la certificazione.
Al termine della valutazione, verrà prodotto un rapporto di audit che descriverà nel dettaglio i risultati. Qualora non emergano rilievi, la vostra organizzazione otterrà la certificazione e il rapporto sarà seguito dal relativo certificato. Qualora invece la valutazione individui aree che richiedono ulteriori miglioramenti a seguito di non conformità rilevate, sarà necessario completare e presentare un Piano di Azione Correttiva prima che la certificazione possa essere rilasciata.
L’obiettivo del Piano di Azione Correttiva è incoraggiarvi a valutare le cause profonde delle non conformità, al fine di facilitare e pianificare le azioni da intraprendere per superarle. Come per l’audit di fase uno, le non conformità saranno classificate in due categorie: non conformità minori o non conformità maggiori. In presenza di non conformità maggiori, sarà inoltre necessario presentare evidenze di supporto insieme al Piano di Azione Correttiva.
Il nostro team fornirà indicazioni chiare e illustrerà i passaggi successivi per consentirvi di ottenere la certificazione in tempi rapidi.
* In qualità di organismo di certificazione accreditato Accredia, dobbiamo rimanere imparziali e non possiamo partecipare ad alcuna attività di consulenza o di implementazione.
Verifiche continue: Audit di sorveglianza
Uno dei pilastri fondamentali della metodologia ISO è l’attenzione costante al miglioramento continuo. Gli audit di sorveglianza annuali sono pensati per verificare che le aziende rispettino gli standard stabiliti dalla certificazione. Nel caso di organizzazioni di grandi dimensioni, l’audit può essere svolto attraverso un approccio in più fasi, al fine di garantire che tutte le unità operative soddisfino gli standard richiesti.
Durante l’audit di sorveglianza, tutti gli elementi esaminati nell’audit di fase due originale vengono nuovamente valutati per assicurare che sistemi e processi funzionino come previsto e producano i risultati corretti.
L’audit di sorveglianza esaminerà sempre le seguenti aree:
- Prestazioni e manutenzione dei sistemi;
- Azioni e processi preventivi e correttivi;
- Efficacia del vostro processo di audit interno;
- Attuazione delle raccomandazioni a seguito dei vostri audit interni;
- Riesami periodici della direzione sull’implementazione delle norme ISO;
- Livelli di soddisfazione dei clienti;
- Aggiornamenti dei sistemi di documentazione.
L’audit di sorveglianza sarà condotto dal vostro auditor, che verificherà le eventuali non conformità emerse nelle ispezioni precedenti, l’efficacia dei vostri sistemi nel contesto degli audit, le nuove attività e i risultati precedenti. Questi audit di sorveglianza sono essenziali per garantire che la vostra azienda rimanga allineata ai requisiti, ed offrono anche un beneficio ulteriore: rappresentano infatti una fase fondamentale di preparazione alla ricertificazione, che avviene al termine di ogni ciclo triennale.
Audit di ricertificazione
Una volta ottenuto, il certificato ha una validità di tre anni (subordinata all’esito positivo degli audit di sorveglianza annuali). Al termine dei tre anni viene effettuato un audit di ricertificazione. Questo audit è simile, per livello di dettaglio e intensità, all’audit di fase due effettuato per ottenere la certificazione.
L’audit di ricertificazione analizza le stesse aree degli audit di sorveglianza, ma con un approfondimento maggiore sugli impatti complessivi e globali della vostra strategia di implementazione. Esamina l’intero sistema di processi dall’inizio alla fine e valuta il vostro impegno costante nel perseguire il miglioramento continuo.
L’auditor effettuerà un esame approfondito di ogni aspetto dell’implementazione prima di rilasciare il certificato, fornendo eventualmente anche una indicazione per il ciclo di certificazione successivo.
Come per l’audit di fase due, la ricertificazione può avere due possibili esiti:
- Raccomandazione per, e conseguimento della certificazione ISO;
- Individuazione di aree che richiedono ulteriori miglioramenti e/o correzioni al fine di ottenere la certificazione per un ulteriore periodo di tre anni.
